השינוי באופיים של מכוני היופי והמספרות, ממקומות עבודה ביתיים קטנים, למרכזים מאובזרים ומעודכנים, מחייב לרתום את הטכנולוגיה לצורך עזרה בניהול העסק. מדוע כדאי להכניס מחשב לבית העסק, וכיצד להפיק ממנו את המקסימום?משה פרקש
תעשיית היופי עברה בשנים האחרונות תהליך מואץ של שינוי צורה ומבנה. קוסמטיקאיות ומעצבות שיער שנהגו לעבוד בבית לאחר שהסבו את מרפסת המטבח לחדר טיפולים, הפסיקו להיות אטרקטיביות. במקומן התפתחו מכוני יופי מסודרים ומאובזרים הנמצאים מחוץ לבית ומציעים מגוון רחב של טיפולים. זהו אכן צעד משמעותי, אולם המצב החדש העמיד בפני הקוסמטיקאיות "לשעבר" כמו גם בעלי המספרות הקטנות והגדולות, אתגרים ומשימות ניהוליות חדשות בהם לא היו מורגלים בעבר.
האתגר הניהולי של מכון קוסמטיקה, קליניקה, ספא או מספרה ולמעשה כל עסק נותן שירותים הסובב סביב ניהול יומנים אינו עניין של מה בכך. הפרדיגמה הניהולית צריכה לתת פתרונות למספר נושאים המחייבים מעקב וניהול מדוייקים ויעילים. בין נושאים אלה ניתן למצוא את:
•ניהול יומן העבודה, שאינו רק יומן אישי של מטפל/ת כזו או אחר/ת, אלא משמש לניהול משאבים במלוא מובן המילה. עלינו לנהל את לוח הזמנים והזמינות של המטפל/ת לצד זמינות חדרי הטיפולים, המכשירים הנדרשים וכמובן הקשרים בין המשאבים הללו הנדרשים לצורך ביצוע הטיפול לבין הזמנים המתאימים ללקוח. ניהול יומן מסוג זה נקרא היום בעגה המקצועית ניהול משאבים (Resource Management), שהוא, לכשעצמו נושא גדול ומורכב.
•שווק ושימור לקוחות (CRM). התחרות בין המכונים על ליבו של הלקוח הינה קשה ומרה. לצורך השגת יתרון במירוץ זה, מגויסים בעיקר אמצעים טכנולוגיים ובראשם המחשב המשמש לצורך הפקת דוחות המאפשרים מעקב אחר לקוחות, לקוחות רדומים, משלוח הודעות SMS ודואר אלקטרוני, ניהול ותיעוד הקשר עם הלקוח וניהול מבצעי מכירות.
•מעקב טיפולי הלקוחות ושמירת נתונים מקצועיים רלוונטים וכו'.
•ניהול המערכת הכספית, הפקת חשבוניות, קבלות, הפקדות מסודרות לבנק, סליקה ומעקב אחרי עסקאות בכרטיסי אשראי, ניהול תזרים המזומנים, מקורות ההכנסה ועוד נושאים ותתי נושאים רבים וחשובים מאין כמותם.
כיצד אפשר לתת מענה ופתרון לבעיה שנוצרה עקב השינוי באופי המכונים?
התשובה ברמה העקרונית פשוטה – לרתום את הטכנולוגיה לצורך עזרה בניהול העסק. משמעות הדבר היא הכנסת מחשב למכון, ולא רק בשביל להשמיע מוסיקת רקע, אלא לצורך ניהול בפועל של המכון. לשם כך, יש לדאוג לתוכנת ניהול מתאימה לצרכי המכון.
מהם בעצם היתרונות שנוכל לקבל באמצעות שמוש במחשב לניהול המכון?
יתרונות רבים וחשובים. אמנה כאן כמה מהם ולא בהכרח לפי סדר חשיבותם (שעשויה להשתנות ממכון למכון).
•רישום קל נוח מהיר וקריא של הנתונים למערכת (לאחר תקופת התנסות ורכישת מיומנות בסיסית).
•נתון מסוים מוכנס למערכת פעם אחת בלבד ומופיע באופן אוטומטי בכל מקום רלוונטי. נניח כי נקלטה הזמנת טיפול על ידי לקוח. התור נרשם ביומן, שוריינו המטפלים הנדרשים, החדר והמשאבים האחרים הנדרשים לטיפול. בעת הגעת הלקוח, ירשם הטיפול בכרטסת הלקוחת באופן אוטומטי. אם הטיפול הינו חלק מסדרת טיפולים, גריעת הטיפול מסך הטיפולים המגיעים ללקוח יתעדכן גם כן באופן אוטומטי, והכל מתוך קלט ההזמנה. וליתרון זה אפשר למצוא דוגמאות רבות מאד.
•ביצוע פעולות אוטומטיות וחיצוניות כגון סליקת כרטיסי אשראי, משלוח הודעות SMS ודואר אלקטרוני בחתכים שונים כגון רק ללקוחות שלא בקרו במכון בשלושת החדשים האחרונים, או ללקוחות שנוהגים לעשות טיפולי פנים להם אנו מעונינים להציע טיפול חדשי או כל חתך אחר, והכל בלחיצת כפתור אחת.
•הפקת דוחות במגוון חתכים בצורה מהירה. ניתן להגיד כי אחת המטרות המרכזיות אותן נרצה להשיג באמצעות עבודה ממוחשבת היא האפשרות להפיק דוחות בצורה מהירה ומדויקת לצורך קבלת החלטות עיסקיות וניהוליות נכונות. שערו בנפשכם כי ברצונכם לרכז את הכנסות המכון בחודש האחרון, בעבודה ממוחשבת יהיה עליכם ללחוץ על כפתור או שניים. בעבודה ידנית יהיה עליכם לסכם את כל החשבוניות שרשמתם במהלך החודש. ואם תרצו לדעת כיצד מתפלגות ההכנסות בין כל סוגי הטיפולים שאתם מציעים יהיה עליכם קודם למיין את החשבוניות לפי הטיפולים ורק לאחר מכן להתחיל למסכם לבדוק ושוב לסכם ולבדוק…
•חסכון ניכר בזמן ומשאבי כח אדם מתוקף הסיבות שכבר צוינו.
כיצד בוחרים תוכנה לניהול המכון?
בכדי להחליט באיזו תוכנה נבחר לצורך ניהול המכון, עלינו לבדוק מספר פרמטרים חשובים:
*נבדוק האם ובאיזו מידה התוכנה נותנת מענה מתאים לצרכי המכון בכל הנושאים המהותיים כגון כספים, ניהול מערך הלקוחות, שווק ושימור לקוחות, ניהול היומן ומערכת הדוחות. כמו כן נבדוק האם ממשק המשתמש של התוכנה הינה קל ו"ידידותי" למשתמש ונעריך את הסיכויים להטמעה מהירה וקלה של התוכנה במכון. כדאי לבדוק האם התוכנה מיישמת ותומכת בתפיסה ניהולית כוללת של המכון והאם תפיסה זו מתאימה למכון שלכם ועד כמה היא קרובה לצורת הניהול שהייתם רוצים.
*נבדוק איזו חברה עומדת מאחורי התוכנה, כמה אנשי שירות עומדים לרשותכם במתן מענה לבעיות ושאלות, ומהי רמת השירות והזמינות אותה מציע בית התוכנה. נבדוק מהי רמת ההדרכה הראשונית והעזרה בהטמעת המערכת.
•נבדוק מה הרמה הטכנולוגית אותה מציע בית התוכנה. כיום יש לתת עדיפות ראשונה לתוכנות העובדות בסביבת האינטרנט. לסביבה זו יתרונות רבים מבחינת המכון. טכנולוגיה זו מאפשרת למנהל המכון לגשת לנתונים מכל מקום ובכל זמן, מאפשרת גישה של לקוחות לפונקציות מסוימות (בדרך כלל לפי בחירת המכון), לדוגמא הזמנת תורים ישירות על ידי הלקוח באמצעות האינטרנט (גימיק נחמד ונוח ללקוח וחסכון בעבודת מזכירות למכון), ביצוע גיבויים, שידרוגי תוכנה ותמיכה טכנית באופן נוח ומיידי.
*בדיקת המחיר. המחיר אינו בהכרח הפרמטר החשוב ביותר בבחירת תוכנה, אולם אין ספק כי גם פרמטר זה יש לקחת בחשבון. תוכנות נמכרות כיום בשני אופנים עיקריים: שימוש בתוכנה תמורת דמי שימוש חודשיים ללא רכישת התוכנה, או רכישת התוכנה ותשלום עבור שירות (בדרך כלל החל מהשנה השנייה).
מחירן של תוכנות מבוססות אינטרנט יינתן כדמי שמוש חודשיים ללא תשלום עבור קניית התוכנה וזאת בשל הסיבה הפשוטה שהתוכנה למעשה אינה מותקנת על גבי המחשב וניתנת לשימוש כל עוד המכון משלם את דמי השכירות.
יתרונות:
•אין תשלום עבור הקניה.
•המחיר הוא סופי (אין דמי שירות , תחזוקה וכו'), אך יתכן תשלום נוסף בגין רכיבי תוכנה נוספים כגון סליקת כרטיסי אשראי או משלוח הודעות SMS אולם אלה אינן חלק מהתוכנה עצמה אלא שירות נוסף.
•השירות בדרך כלל זול יחסית ואינו מכביד תקציבית על המכון.
חסרון:
*ממשיכים לשלם כל זמן שמשתמשים בתוכנה.
בקרב תוכנות שולחניות (המותקנות על גבי המחשב בעסק) הנמכרות בתשלום מלא, יכלול על פי רוב המחיר גם שרות ותחזוקה לשנה. לאחר השנה הראשונה יהיה עליכם לשלם דמי שירות שנתיים שיוצגו כזכות, אולם בפועל אין לעסק מסחרי אפשרות מעשית לא לקנות שירות לתוכנה שעליה הוא מבסס את כל עסקו. יש לשים לב למחיר התוכנה ולמחיר השירות השנתי. השירות השנתי אמור להיות בסדר גודל של כ-15% ממחיר התוכנה. גם כאן המחיר לא יכלול בדרך כלל שירותים נוספים כגון סליקה ומשלוח הודעות SMS. בעת קניית התוכנה יש לבדוק אלו שירותים נכללים במחיר התוכנה והשירות השנתי ואילו אינם נכללים. יש לשים לב כי מחיר קניה נמוך של תוכנה יכול להציף בעיות כגון שירותים מסוימים שאינם נכללים. (להמלצתי, יש להזהר ממחירי תוכנה הנמוכים מ-5000 ש"ח). על המשתמש לדאוג לרכוש או להתקין תוכנת תקשורת שתאפשר לבית התוכנה לתחזק את התוכנה שעל גבי המחשב שלו. כדאי לדאוג לגיבויים ולשמור את הנתונים בעצמכם.
משה פרקש הוא מנכ"ל רוטק מערכות תוכנה
הקלק כאן – לפרסום חינם של מודעת דרושים ביופי!
הקלק כאן – לקבלת חדשות ועדכונים חינם למייל שלך
הקלק כאן – לשאול, להעיר ולדסקס בפורום האתר